Fotograf na konferencii zohráva významnú úlohu z niekoľkých dôvodov. Jeho prítomnosť umožňuje dokumentáciu kľúčových momentov a prezentácií, čím poskytuje vizuálny záznam udalosti. Fotografie z konferencie môžu slúžiť ako cenný materiál na propagáciu a marketing, podporujúci budúce podujatia a prilákanie účastníkov. Jeho schopnosť zachytiť spontánne reakcie a diskusie pridáva autenticitu a emócie k dokumentácii konferencie. Kvalitné fotografie sú aj účinným nástrojom pre spoločenské siete a média, čím rozširujú dosah podujatia. Fotografie môžu byť využité na tvorbu prezentácií a materiálov pre účastníkov. Profesionálny fotograf prispieva k estetickému zážitku, zachytávajúc atmosféru a detaily konferencie. Jeho práca poskytuje organizátorom a účastníkom trvalý záznam, ktorý môže slúžiť na pripomínanie si klíčových bodov a momentov podujatia. Celkovo je fotograf kľúčovým partnerom, poskytujúcim vizuálnu dimenziu konferencie a pridávajúcim hodnotu pre všetkých zúčastnených.
